¿Cuál es la primera etapa de un proyecto?

¿Cuáles son los pilares de la gestión de proyectos?

En Internet encontrará muchas fuentes autorizadas y, en las librerías, guías detalladas sobre el tema. En este artículo he querido resumir el enfoque práctico y los puntos clave del camino a seguir: tan sólo unas pautas esenciales para tener una imagen clara y practicable desde el principio, una ayuda concreta para alcanzar eficazmente los objetivos de tu proyecto.

Las listas de preguntas guían al director del proyecto en la realización de una investigación exhaustiva para determinar los objetivos y proponer las soluciones adecuadas. Una vez aprobados los objetivos y las soluciones, puede pasar al siguiente paso.

Para ayudarle a redactar este documento conciso pero exhaustivo que arroje luz sobre todos los puntos del proyecto, puede utilizar una sencilla lista de comprobación que repasa los puntos mencionados anteriormente. He preparado uno que puedes descargar gratuitamente desde aquí http://bit.ly/checkPID

En la fase de planificación se intenta averiguar de qué se parte, cuáles son los pasos de progreso que hay que dar intentando responder a las preguntas: ¿qué vamos a hacer exactamente, cómo lo vamos a hacer, cuándo lo vamos a hacer y cómo sabremos que hemos completado cada paso de progreso?

Etapas de la gestión de un proyecto

Los proyectos se distinguen de las operaciones. Las operaciones se llevan a cabo mediante procesos y recursos sostenibles, continuos y repetitivos. Los proyectos, en esencia, son temporales, tienen características que los hacen únicos (innovación, cambio, características del producto o servicio) y requieren un enfoque específico.

El objetivo de gestión del proyecto debe estar claramente especificado, cuantificado y fechado. El resultado debe cumplir unas normas de calidad y rendimiento predefinidas, con el menor coste y en el menor tiempo posible.

Esta fase consiste en estudiar diferentes soluciones o arquitecturas técnicas y funcionales en función de las competencias, el equipamiento, los plazos y los aspectos financieros y de marketing. A continuación, hay que validar las elecciones con la producción de modelos o prototipos y, si es necesario, con su puesta en el mercado de prueba. Las desviaciones medidas permiten corregir las elecciones.

Planificación de un proyecto de ejemplo

Demos un paso atrás. Todo proyecto se distingue por los objetivos que se plantea, los productos y resultados que pretende alcanzar, el contexto en el que se enmarca, el tiempo y los recursos que se le asignan, la identidad de quienes trabajan en él y la identidad de sus destinatarios.

Cuando el cliente acude a mí por primera vez, viene con una idea, aunque sea confusa. Juntos decidimos si tenemos los recursos para trabajar en esa idea y hacemos un contrato, decidimos trabajar juntos en esa idea, y lo dejamos claro.

Analizamos la idea hasta el último detalle y definimos las acciones necesarias, las actividades, el tiempo, los costes y los pasos de control. Redactamos el proyecto y, si tenemos un equipo, lo compartimos para que se convierta en nuestra pauta.

Algunas actividades son comunes a todos los proyectos, independientemente de su contenido: la gestión, la comunicación, el seguimiento y la evaluación de un proyecto comienzan al mismo tiempo que éste y se extienden durante toda su duración.

La verificación final desempeña un papel importante y representa una verdadera recapitulación de todo el curso de la acción. A partir de los resultados de esta verificación final, se podrá decidir si el proyecto ha alcanzado los resultados deseados, qué debe cambiarse, si es que hay que cambiar algo, para adaptar mejor el proyecto a la realidad o ampliarlo a otros contextos.

Características de un proyecto

La fase de aplicación suele implicar numerosas tecnologías relacionadas no sólo con el producto, sino también con el proceso que lo realiza. En cuanto al producto, la redacción de programas requiere al menos un lenguaje de programación y algunas de sus librerías, pero a menudo implica otros lenguajes, por ejemplo el scripting, y otras tecnologías como las bases de datos o la propia Internet.

A veces, algunas o muchas de las tecnologías necesarias para la producción están disponibles en un entorno de desarrollo integrado, una aplicación que unifica las herramientas que necesita el programador, o en kits de desarrollo (SDK), una distribución de documentación e implementación de un lenguaje o plataforma de programación.

En caso de incumplimiento de las especificaciones, el software, junto con el documento de anomalías o errores, vuelve a los desarrolladores con la tarea de resolver los problemas encontrados, incluida la depuración del software.

En general, las anomalías de funcionamiento se gestionan mediante gestores especiales de anomalías de software, también conocidos como sistemas de ticketing o de seguimiento de errores, que registran los problemas notificados al equipo de desarrollo y facilitan su organización, clasificación y gestión (por ejemplo, Bugzilla, Mantis, Atlassian Jira, etc.).