¿Qué es lo que hace un organizador de eventos?

Organizador de eventos en inglés

Otros nombres utilizados para este puesto: organizador de eventos y conferencias, coordinador de convenciones, organizador de festivales, organizador de conferencias y reuniones, organizador de eventos especiales.

El organizador de eventos planifica, organiza y coordina conferencias, convenciones, reuniones, seminarios, exposiciones, ferias, festivales y otros eventos. Trabajan en asociaciones turísticas, asociaciones profesionales, centros de convenciones y congresos, gobiernos y empresas dedicadas a la organización de eventos y congresos, o pueden ser autónomos.

Organizador de eventos educativos

Cuando se habla de gestores de eventos se tiende a tener una idea poco clara de las tareas específicas; y a menudo se acaba identificando al organizador de eventos con otro grupo de figuras del mismo ámbito.

Si queremos ser explícitos, ser organizador de eventos significa estar dispuesto a hacer sacrificios para hacer realidad los deseos de otros. Esto significa que puede pasar la noche en vela y que tiene que estar constantemente disponible para resolver cualquier problema en el proceso.

El director del evento debe tener siempre una visión clara del progreso del mismo. Debe hacer un seguimiento durante todo el transcurso del evento, analizar las reacciones y supervisar la comunicación de los gastos gestionados por la administración.

En los últimos años, la creciente demanda de estas figuras ha hecho que los profesionales se especialicen en determinadas áreas. Este cambio en la profesión de gestor de eventos ha provocado la aparición de nuevas definiciones para los profesionales de diferentes ámbitos.

Cifras profesionales organización de eventos

Últimamente se habla con frecuencia de las “nuevas profesiones”, esos trabajos que antes no hubiéramos pensado que podían garantizar un futuro profesional y que, en cambio, hoy son figuras muy cotizadas, además de que proporcionan una verdadera formación previa.

A continuación, define con detalle todos los aspectos técnicos y de producción y planifica el montaje y la logística (tecnologías y equipos que hay que alquilar y montar, aparcamiento, plan de emergencia conforme a la normativa de seguridad e higiene), manteniendo siempre el presupuesto bajo control.

El planificador de eventos debe ser capaz de gestionar una maquinaria organizativa muy compleja y ser competente en todos los aspectos del evento, desde la comunicación hasta la ejecución técnica. Para realizar su trabajo de la mejor manera posible, los organizadores de eventos recurren a proveedores de confianza para el alquiler y el transporte de equipos y tecnología, la provisión de decoraciones, los servicios de banquetes, la contratación de personal (azafatas de eventos, chicas de imagen, promotores…), y muchas otras figuras profesionales: por ejemplo, expertos en los campos de la comunicación y el marketing, técnicos, fotógrafos, videastas, etc.

Organizador de eventos culturales

En este artículo explicaremos qué profesionales son imprescindibles para organizar un evento con éxito, sus funciones en las distintas fases de realización y, sobre todo, dónde encontrarlos.

Pero empecemos por conocer mejor a todos los profesionales que deben participar en la realización de su evento si realmente quiere que tenga éxito y consiga resultados importantes.

Una vez concluida la fase de planificación, la tarea del gestor de eventos entra en juego gracias a la fase de realización del evento, que se lleva a cabo en colaboración con el gestor del lugar y el diseñador del evento. Estas dos figuras, y sus equipos, se encargarán de encontrar la mejor ubicación y de preparar el evento hasta el más mínimo detalle.

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